在财务工作里，会计凭证装订是个重要环节，它直接关系到财务档案管理是不是规范。要是装订不规范，往后查账、审计可就麻烦大了。下面咱就来讲讲最新的财务档案管理要求，还有具体的装订实操步骤。
一、了解最新财务档案管理要求
（一）档案保存期限
根据规定，会计档案的保管期限分为永久和定期两类。像年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册这些重要资料，得永久保存；而会计凭证、会计账簿这些，定期保管期限一般是 30 年 。所以，装订凭证前，得清楚不同凭证该保存多久，方便后续分类管理。
（二）档案完整性要求
每一笔经济业务的会计凭证，都得附上齐全的原始凭证，像发票、合同、付款单据这些，少了可不行。原始凭证得真实、合法、有效，内容得完整，金额、签字、盖章啥的都不能错。要是原始凭证丢失或者不完整，得赶紧想办法补救，不然会影响整个财务档案的质量。
（三）电子会计档案规定
现在信息技术发达，很多企业都有电子会计档案。对于电子会计凭证，要求来源得真实有效，是由计算机等电子设备形成和传输的；用的会计核算系统得能准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，还得能输出符合国家标准归档格式的会计凭证等资料，并且设定好经办、审核、审批这些必要的审签程序。同时，要采取有效措施防止电子会计档案被篡改，还得建立备份制度，防止数据丢失 。
二、会计凭证装订前的准备工作
（一）分类整理凭证
先把会计凭证按时间顺序排好，再按收款凭证、付款凭证、转账凭证分类。要是业务量多，还能再细分，比如按不同部门、项目分类。分类整理能让装订后的凭证查找起来更方便。
（二）检查凭证内容
仔细检查每一张记账凭证，看填写的内容是不是完整，会计科目用得对不对，金额有没有错，相关人员的签字盖章齐不齐全。同时，要核对原始凭证和记账凭证是不是一致，原始凭证的张数、金额、业务内容得和记账凭证能对上号，要是发现问题，得及时更正。
（三）去除金属物
凭证里要是有订书钉、大头针、回形针这些金属物，得都取出来。金属物时间长了容易生锈，会损坏凭证。取的时候小心点，别把凭证弄破了。
（四）折叠大张附件
有些原始凭证比记账凭证大，像大张的发票、合同，得把它们折叠成和记账凭证差不多大小，而且折叠的时候得注意避开装订线，方便以后翻阅，还得保证数字、内容都能看清楚。
三、会计凭证装订实操步骤
（一）准备装订材料
需要准备凭证封面、封底、装订线、装订机（或者针线）、胶水、夹子等材料。凭证封面和封底要选质量好、结实耐用的，装订线粗细得合适，太细容易断，太粗不好穿针。
（二）排列凭证
把整理好的会计凭证按顺序排好，放在一起，用夹子夹住左上角，让凭证保持整齐。要是凭证比较厚，可以分成几本装订，每本厚度尽量均匀，一般控制在 2 - 3 厘米左右，这样装订出来既牢固又美观。
（三）钻孔
用装订机在凭证左上角合适的位置钻两个孔，两个孔的距离大概 2 - 3 厘米。要是没有装订机，也可以用针线，先用锥子在左上角扎两个眼儿，注意别扎歪了。
（四）穿线装订
把装订线从一个孔穿进去，再从另一个孔穿出来，在凭证背面把线拉紧，打个结。打结的时候多绕几圈，保证线结牢固，不会松开。要是用针线，线的长度要合适，别太短不好操作，也别太长绕得乱七八糟。
（五）包角
取一张包角纸，一般是正方形的，把它斜着对折，然后放在凭证左上角，包住装订线和线结。包角纸的一边要和凭证对齐，用胶水粘牢，再把另一边也粘好，这样能让装订处更美观，还能保护装订线。
（六）填写封面信息
在凭证封面上，要把单位名称、会计年度、月份、凭证种类（收款、付款、转账）、起止日期、起止凭证号、凭证册数、装订人等信息都填写清楚、准确。填写的字要工整，不能潦草，方便以后查找。
四、装订后的检查与保管
（一）检查装订质量
装订完后，再检查一遍，看看凭证是不是装订牢固，有没有松动；包角纸粘得牢不牢，有没有开胶；封面信息填写对不对，有没有漏填。要是发现问题，及时返工处理。
（二）档案保管
把装订好的会计凭证按年份、月份顺序存放在专门的档案柜里，档案柜要放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的地方，防止凭证损坏、丢失。要是有电子会计档案，也要按规定妥善保存，定期备份，保证数据安全。
掌握好会计凭证装订规范，按照最新财务档案管理要求操作，不仅能让财务工作更规范，还能为企业的财务分析、审计等工作提供有力支持。希望大家都能重视起来，把这项工作做好。
